1 范围

　　本文件规定了档案管理的基本原则、内容结构、建立流程、日常管理、安全保密等要求。

　　本文件适用于社区矫正档案管理工作。

　　2 规范性引用文件

　　下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

　　SF/T 0055-2019 社区矫正术语

　　3 术语和定义

　　SF/T 0055-2019 界定的术语适用于本文件。

　　4 基本原则

        4.1 合法性原则

　　档案管理活动必须在法律框架内进行，遵循相关法律法规及政策文件。

　　4.2 安全性原则

　　确保档案安全的措施包括：

　　物理安全：确保档案存放在安全的物理环境中，采取防火、防盗、防潮、防尘等措施；技术安全：电子档案使用密码保护和加密技术，防止未授权访问和篡改；网络安全：档案信息系统部署防火墙、入侵检测系统等，防止网络攻击和病毒感染；访问控制：实行权限管理，确保只有授权人员才能访问档案信息；信息披露：对外披露档案信息前，应进行审批，并记录披露的事项和范围；应急响应：制定档案信息安全事件的应急响应预案，明确事件报告、评估、处理和恢复的流程；教育培训：定期对档案管理人员进行信息安全教育和培训，提高其安全意识和技能。

　　4.3 保密性原则

　　档案管理中的保密性原则包括：

　　保密责任：档案管理人员对档案中的敏感信息负有保密责任；信息分类：根据信息的敏感程度进行分类，并采取相应的保密措施；最小化访问：实行最小化访问原则， 限制对敏感信息的访问；脱敏处理：对外提供档案信息时，进行必要的脱敏处理；保密协议：与档案管理人员和参与社区矫正的社会组织、志愿者等签订保密协议。

　　4.4 完整性原则

　　确保档案信息的完整性涉及的环节包括：

　　信息收集：全面收集档案中的信息，确保不遗漏重要内容；信息记录：详细记录档案中的信息，包括时间、地点、人物、事件等要素；信息更新：定期更新档案中的信息，反映矫正对象的最新情况；信息审查：定期进行信息审查，发现错误或遗漏及时纠正；信息归档：按照规定的格式和要求进行归档，保持整洁、有序。

　　4.5 可追溯性原则

　　确保档案管理的可追溯性宜注意：

　　记录日志：记录档案管理的每个环节，包括操作的时间、人员、内容等；版本控制：保留修改前的版本，并记录修改的原因和内容；审计跟踪：建立审计跟踪机制，对档案的访问、修改、披露等操作进行记录和分析；责任追溯：根据日志和审计记录，追溯违规操作的相关责任人；时间戳：对重要操作使用时间戳进行标记，确保时间戳的准确性和不可篡改性。

　　5 档案内容与结构

        5.1 基本信息

　　档案中的基本信息应包括但不限于：

　　个人身份信息：全名、曾用名、别名、性别、出生日期、身份证件号码、民族、户籍地、居住地等；照片：矫正对象的近期免冠照片，用于档案识别和核对；犯罪记录：详细记录犯罪事实、判决结果、服刑情况，以及是否有前科等；健康状况：记录基本健康状况，有无既往病史等；教育背景：包括学历、专业、毕业院校等；职业技能：掌握的专业技能和职业资格证书；家庭情况：家庭成员构成、婚姻状况等；社会关系：主要社会交往对象。

　　5.2 矫正方案

　　矫正方案应包括但不限于：

　　矫正目标：明确矫正的阶段性目标及最终目标；矫正措施：列出实现矫正目标所采取的具体措施；效果评估：对矫正措施的实施效果进行评估。

　　5.3 矫正活动记录

　　矫正活动记录应包括但不限于：

　　活动名称：记录矫正活动的名称；活动时间：记录矫正活动的时间；活动地点：记录矫正活动的举办地点；活动内容：记录矫正活动的具体内容。

　　5.4 档案类别

        5.4.1 调查评估档案

　　调查评估档案应包括但不限于以下内容。

　　接受委托材料包括：

　　委托调查函；相关法律文书。

　　调查材料包括但不一定同时存在：

　　被调查人相关证明（身份证明、户籍证明、固定居所证明）；被调查人的监护人、保证人等相关证明（身份证明、户籍证明等）；调查笔录（犯罪嫌疑人/被告人/罪犯）；调查笔录（监护人/保证人/家庭成员等）；调查笔录【村（居）委会等】；犯罪记录证明（居住地/户籍地派出所）；社会调查表；调查评估报告。

　　调查评估意见书。

　　5.4.2 社区矫正执行档案

　　社区矫正执行档案包括但不限于以下内容。

　　接收材料包括：

　　社区矫正对象基本信息表；起诉书或自诉状副本；刑事判决书（含刑事附带民事判决书、刑事附带民事公益诉讼判决书）；刑事裁定书；执行通知书；假释裁定书、出监鉴定表、原刑事判决书、减刑裁定书等相关材料；具保书、暂予监外执行决定书、疾病证明书或者病残鉴定书、妊娠检查书、生活不能自理鉴别表、罪犯移送证明书等相关材料；结案登记表；社区矫正法律文书补齐通知书；社区矫正告知书；接受社区矫正保证书；执行地变更迁入材料；其他应当归档的材料。

　　监督管理材料包括：

　　社区矫正对象报到告知书；法定不批准出国（境）人员告知书；法定不准出境人员报备表；不准出境社区矫正对象基本信息备案表（边控）；社区矫正对象管理等级调整审批表（刑期大于3个月）；社区矫正对象进入特定区域场所（会客、外出、经常性跨市县活动、执行地变更、暂予监外执行事项）审批表、社区矫正审批事项告知书；执行地变更迁出材料；社区矫正表扬（训诫、警告、使用电子定位装置）审批表、决定书；对社区矫正对象使用电子定位装置告知书；提请治安管理处罚（撤销缓刑、撤销假释、收监执行、减刑、逮捕）审核表及相关证明材料；治安管理处罚（撤销缓刑、撤销假释、收监执行）建议书；社区矫正对象逮捕建议书；社区矫正对象减刑建议书；治安管理处罚决定书；撤销缓刑、撤销假释、减刑裁定书；收监执行、逮捕决定书；协助查找社区矫正对象通知书及相关证明材料；其他应当归档的材料。

　　教育帮扶材料包括：

　　社区矫正对象免除公益活动、集中教育审批表；其他应当归档的材料。

　　解除和终止材料包括：

　　社区矫正期满鉴定表；解除社区矫正证明书；解除社区矫正通知书；解除社区矫正转入安置帮教通知书；终止社区矫正通知书；死亡证明/火化证明等相关材料；其他应当归档的材料。

　　5.4.3 社区矫正工作档案

　　社区矫正工作档案包括但不限于以下内容。

　　接收材料包括：

　　社区矫正对象基本信息表；起诉书或自诉状副本；刑事判决书（含刑事附带民事判决书、刑事附带民事公益诉讼判决书）；刑事裁定书；执行通知书；假释类社区矫正对象假释裁定书、出监鉴定表、原刑事判决书、减刑裁定书等相关材料暂予监外执行类决定书、具保书、疾病证明书或者病残鉴定书、妊娠检查书、生活不能自理鉴别表、罪犯移送证明书等相关材料；结案登记表；执行地变更迁入材料；其他应当归档的材料。

　　监督管理材料包括：

　　社区矫正对象报到告知书；社区矫正责任书；社区矫正宣告书；接受信息化核查管理告知书；遵守信息化核查管理承诺书；社区矫正权利义务告知书；社区矫正对象首次谈话笔录；社区矫正对象矫正方案；社区矫正对象心理测评材料；社区矫正对象管理等级调整审批表（刑期大于3个月）、告知书；社区矫正对象月度考核表；社区矫正对象每月思想汇报；定期/不定期走访记录；暂予监外执行病情复查/孕检/生活不能自理相关材料；社区矫正对象进入特定区域场所（会客、外出、经常性跨市县活动、执行地变更、暂予监外执行事项）申请书、审批表、社区矫正事项审批告知书；社区矫正表扬（训诫、警告、使用电子定位装置）审批表、决定书和对社区矫正对象使用电子定位装置告知书；提请治安管理处罚（撤销缓刑、撤销假释、收监执行、减刑、逮捕）审核表；治安管理处罚决定书；撤销缓刑、撤销假释、减刑裁定书；收监执行、逮捕决定书；其他应当归档的材料。

　　教育帮扶材料包括：

　　社区矫正对象免除公益活动、集中教育申请书、审批表、告知书；社区矫正对象谈话教育记录；社区矫正对象心理矫正材料；其他应当归档的材料。

　　解除和终止材料包括：

　　社区矫正对象期满总结；社区矫正期满鉴定表； 解除社区矫正宣告书；解除社区矫正证明书；解除社区矫正通知书；解除社区矫正转入安置帮教通知书；终止社区矫正通知书；死亡证明/火化证明等相关材料；其他应当归档的材料。

　　5.5 档案结构

　　档案的结构应包括但不限于：

　　模块化：将档案内容划分为不同的模块，便于管理和查询；标准化：制定档案内容的标准化规范，提高档案的一致性和可比性；电子化：推进档案管理的电子化，建立电子档案系统，提高档案的存储和检索效率。

　　5.6 档案更新

　　档案的更新是保证档案信息时效性和准确性的重要措施，应根据实际情况实时更新。

　　6 档案建立

        6.1 建立流程

　　档案的建立流程为：

　　调查评估：调查评估开始时，应即刻启动调查评估档案建立流程；接收矫正对象：社区矫正机构在接收矫正对象时，应即刻启动矫正档案建立流程；信息采集：收集矫正对象的详细个人信息和犯罪记录，要求全面准确、及时规范；制定矫正方案：根据矫正对象的具体情况，明确矫正目标、措施等；档案录入：将收集到的信息和矫正方案录入档案管理系统，确保信息的准确性和完整性；审核建档：由档案管理人员对录入的信息进行审核，检查信息的一致性和逻辑性，正式建立档案。

　　6.2 档案组卷

　　档案组卷包括但不限于以下内容。

　　档案号编制规则为：

　　唯一性：每个档案的编号应具有唯一性，不得重复；规则性：档案编号应遵循一定的规则，如按照时间顺序、矫正机构代码等；可读性：档案编号应具有一定的可读性，便于人工识别和记忆；稳定性：一旦确定，档案编号应保持稳定，不得随意更改。

　　档案卷内文件材料排列、编号、装盒，以及编制卷内文件目录、备考表。明确填写档案盒封面、盒激具体要求。对存储图片、音像资料等特色载体归档作出规定。

　　6.3 档案数字化

　　档案数字化包括但不限于：

　　电子化录入：通过电子设备将档案信息录入档案管理系统；数字化存储：采用可靠的存储介质，对电子档案进行保存；电子化转换：将纸质档案转换为电子档案，使用扫描、拍照等方式进行数字化，确保转换过程中信息的准确无误；数据格式：选择通用、稳定的数据格式进行存储，如PDF、JPEG等，以保证档案信息的长期可读性；存储结构：建立合理的电子档案存储结构，便于档案的检索和管理，同时确保数据的逻辑性和一致性；网络安全：加强档案信息系统的网络安全防护，防止数据泄露和篡改；访问控制：实施严格的访问控制措施，确保只有授权人员才能访问档案信息； 安全升级:档案管理系统应定期进行安全升级，以应对新的安全威胁；数据备份：建立档案数据的备份与恢复机制，定期对电子档案进行备份，防止数据丢失或损坏。

　　7 档案管理

        7.1 档案保管

　　档案保管应遵循以下要求。

　　保管场所：选择适宜的场所保管档案，如专门的档案室、文件柜、专用电脑等。保管条件：保持档案保管场所的适宜温湿度，避免日光直射，远离水源，防火防潮，防尘防虫等。在档案存储区域安装门禁系统和监控摄像头，限制非授权人员进入，实时监控档案的安全状况。保管期限：根据法律法规和实际需要，确定档案的保管期限。保管责任：明确档案保管及依法移交后的责任单位和责任人，定期对档案存储区域进行巡查，检查档案的存放情况和存储环境是否符合要求。灾难恢复计划：制定档案数据的灾难恢复计划，以应对可能的灾难事件。风险评估：评估可能对档案数据造成损害的灾难事件，如火灾、洪水、地震等，并制定相应的预防措施。恢复流程：制定灾难发生后的档案数据恢复流程，包括数据恢复、系统重建等步骤。备用设备：准备备用的存储设备和服务器，以备灾难发生后快速恢复档案系统。

　　7.2 责任主体

　　档案的日常维护工作应明确责任分工，确保每项任务都有专人负责，具体责任如下:

　　档案管理人员：负责档案的日常维护，包括信息更新、安全检查、档案查询等；社区矫正工作人员：负责提供矫正对象的最新动态信息，协助档案的更新工作；技术维护人员：负责档案管理系统的技术维护，包括系统升级、数据备份等。

　　7.3 信息更新

　　档案中的信息需要根据社区矫正对象的矫正情况及时进行更新，以反映社区矫正对象的最新情况。具体要求如下：

　　更新内容：明确需要及时更新的信息内容，如矫正对象的健康状况、家庭情况等；更新流程：制定档案更新的流程。

　　7.4 安全检查

　　为确保档案的安全，应定期进行安全检查，具体措施如下：

　　物理安全检查：定期检查档案存放的物理环境，如温湿度、防火、防盗等；技术安全检查：定期检查档案管理系统的技术安全，如防火墙、防病毒、数据备份等；网络安全检查：定期检查档案信息系统的网络安全，防止网络攻击和数据泄露。

　　7.5 档案查询

　　档案查询工作，具体要求如下：

　　查询权限：明确查询用户的资质和对档案的查询权限，用户在查询档案信息系统时，应进行身份验证；查询流程：制定档案查询的流程，包括查询申请、审批、执行等；查询记录：记录每次查询的详细情况，包括查询人员、查询时间、查询内容等；查询反馈：建立查询反馈机制，及时处理查询中发现的问题。

　　7.6 档案统计

　　定期进行档案统计，具体要求如下：

　　统计内容：包括档案的数量、类型、状态等；统计周期：根据需要，确定统计的周期，如每月、每季度、每年等。

　　7.7 档案存储与备份 

        7.7.1 存储介质选择

　　档案存储介质应包括：

　　纸质档案：应使用耐久性高、抗老化的纸张和墨水，确保档案长期保存不褪色、不变质；电子档案：选择品质可靠、稳定性强的硬盘、光盘、固态驱动器等存储介质，并定期检查存储设备的性能和状态。

　　7.7.2 档案备份

　　7.7.2.1 制定档案数据的备份策略，包括备份周期、备份介质、备份地点等；

　　7.7.2.2 定期对备份数据进行验证，确保备份数据的完整性和可用性；

　　7.7.2.3 定期进行数据恢复演练，提高应对数据丢失事件的能力；

　　7.7.2.4 根据档案数据的重要性和变化频率，确定合理的备份周期和备份点；

　　7.7.2.5 选择稳定可靠的备份介质，如硬盘、光盘、磁带等，避免使用易损或短寿命的存储介质；

　　7.7.2.6 选择安全、可靠的备份地点，最好与原存储地点分开，以防灾害导致数据全部丢失。

　　7.8 未成年社区矫正对象档案管理

　　参与社区矫正工作的人员对履行职责过程中获得的未成年人身份信息应当予以保密，解除或者终止矫正的未成年社区矫正对象档案记录应当封存。

　　8 档案销毁

　　档案销毁工作按照有关法律法规的规定进行。

　　9 监督与改进

        9.1 建立档案管理监督机制。

        9.2 档案管理监督的主要内容包括：

　　档案完整性：检查档案是否完整，是否有遗失、损坏等情况；档案安全性：检查档案的安全管理措施是否到位，是否有安全隐患；档案保密性：检查档案的保密措施是否得当，是否有泄密风险；档案利用：检查档案的利用是否合规，是否有滥用、误用等情况。

　　 9.3 制定管理措施，提升档案管理水平。